LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE, SU VALOR PARA LAS ORGANIZACIONES Y SU EFECTO EN LA SOCIEDAD

CONTEXTO

Durante las últimas décadas, se han registrado cambios radicales en el mundo económico, los cuales han transformado la naturaleza y la forma en que se desarrollan el comercio y los negocios internacionales. La negociación por bloques económicos, la suscripción de tratados internacionales, los cambios sociales, entre otros, nos obligan a prestar atención a los elementos conceptuales y prácticos del comercio para comprender las amenazas y oportunidades que se presenten desde las empresas como los grandes motores de la economía. Promover una conciencia contable requiere reconocer las herramientas contables básicas y su implementación en la industria.
La Contabilidad, entendida, según expresa la enciclopedia Encarta, como “el proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la entidad”, juega un papel preponderante en las organizaciones. Gracias a la elaboración de los registros contables se facilita recopilar datos sobre las operaciones que realiza una empresa y evaluar su situación para obtener así la información financiera relevante de la entidad y facilitar la toma de decisiones.

La implementación de nuevas tecnologías de la información, es decir Todas aquellas tecnologías que permiten y dan soporte a la construcción y operación de un Sistema de Información contable SIC, han agilizado la obtención y análisis de datos para la empresa. Los datos más pertinentes según citan varios autores, pueden ser clasificados en dos grandes grupos: la contabilidad Interna y la contabilidad externa.

La contabilidad Interna también es conocida como contabilidad de costos y permite conocer el valor de los recursos, como los insumos o las materias primas necesarios para efectuar un proceso productivo sea un bien o servicio. Mientras que la contabilidad externa implica pensar la forma como se obtendrá el capital para dichos recursos productivos, en pocas palabras, es pensar como se financiará la organización, por lo que también se conoce como contabilidad financiera[i].

El propósito de este ensayo inicialmente es entender la importancia de los sistemas de información contable para las organizaciones y finalmente, aunque de manera parcial, visualizar los impactos sociales que ha generado, puesto que la información contable se considera como la base del análisis financiero.


DESARROLLO

En primer lugar quisiera citar la definición de los Sistemas de Información Contable. Los SIC son el “Conjunto de elementos interrelacionados cuyo cometido es capturar datos, almacenarlos, transformarlos de manera adecuada y distribuir la información obtenida mediante todo este proceso”. Estos sistemas han adquirido gran importancia en los últimos años gracias a la masificación en campos del desarrollo de Nuevas estrategias de ventas, Comunicación electrónica con el proveedor, Servicios bancarios y financieros al público, Interfaces de voz como apoyo a ventas, Control automático de procesos industriales, etc.

Esto no solo agiliza los procesos internos de las organizaciones, sino que también genera impactos relevantes para la sociedad, los usuarios de hoy pueden acceder a un caudal de información financiero desde sus hogares y mantener un contacto más directo con quienes les prestan servicios; a su vez las empresas pueden hacer seguimiento a sus clientes, a sus proveedores y estar en expectativa del entorno socioeconómico nacional e internacional[ii].

Los Sistemas de Información también han permitido a los entes de control, como las superintendencias y la Dirección de Impuestos, DIAN, entre otros, regular de forma efectiva situaciones de mercado como la evasión de impuestos o la entrada de mercancías de contrabando que pudieran minar el desarrollo productivo del país. El mayor control puede garantizar, en el mediano plazo, que los usuarios obtengan productos de mayor calidad, reciban un servicio rápido y a menor precio, dado que gracias a los Sistemas de Información Contable es posible identificar gastos innecesarios y reducir los costos de la organización.

Para ello la información contable debe permitir a los administradores o responsables de cualquier negocio identificar, medir, clasificar, registrar, analizar y evaluar todas las operaciones y actividades de su organización[iii], la información contable también permite evaluar la entidad, conocer cuales son sus recursos, sus obligaciones y que resultados ha obtenido de sus operaciones. En el ambiente social, esto implica que las empresas puedan cumplir con sus compromisos patronales con los trabajadores, dicho cumplimiento laboral fomenta el consumo, aumenta las ventas y por ende los ingresos, (resumiendo el ciclo económico de forma muy agregada) mientras que el desorden financiero solo consigue insatisfacción y deterioro de las condiciones de los trabajadores y en consecuencia de la sociedad. Desde luego esto solo se consigue si la información es clara, pertinente y confiable para que presente los hechos de la empresa de forma que se pueda verificar.

La información contable básicamente nos ayuda a preparar informes financieros[iv], los cinco estados financieros básicos no solo son de carácter obligatorio para las empresas obligadas a llevar contabilidad, sino también necesarios para medir los cambios en la organización en su estructura financiera y de nuevo, servir de base para el análisis y la toma de decisiones.

Debo admitir que todavía se están implementando mejoras en su desarrollo, que aun hay eventos por corregir, como por ejemplo la protección de los datos en los sistemas interconectados en redes informáticas. No obstante, al recordar la contabilidad de mediados del siglo pasado, en que cada registro requería de mucho tiempo y era propenso a errores y adulteraciones, hoy día es más eficiente y necesario debido al volumen de información contable que se maneja. Por tanto puedo concluir que el efecto de la información contable ha sido positivo en las organizaciones pues permitió que se organizara la manera como se recogen los datos, se clasifiquen y analicen para ser diagnósticos y tomar decisiones que en últimas nos benefician a todos que de una u otra forma estamos involucrados con alguna forma de organización económica como las empresas donde trabajamos o las que nos prestan servicios o proveen de los productos que necesitamos.


Por: William Alexis Rodríguez

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Bibliografía
[i] ESTUPIÑAN, Gaitan Rodrigo y Orlando “ANÁLISIS FINANCIERO Y DE GESTIÓN”, Editorial ECOE , segunda edición, 2006

BACKER Jacobsen, RAMIREZ Padilla David Noel. "CONTABILIDAD DE COSTOS UN ENFOQUE ADWNISTRATIVO PARA LA TOMA DE DECISIONES, Editorial McGraw Hill, 1964

iiCUEVAS, Dobarguenes, Francisco José “CONTABILIDAD Y FINANZAS PARA NO CONTADORES”. Editorial Limusa, Mexico, 2005
RAMIREZ. Padilla, David Noel “CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA” Editorial McGraw Hill, 2005.
SCHROEDER Roger G. "CONTABILIDAD CONTROL, VALUACIÓN Y REVELACIONES". Universidad del Valle, Junio 2002

[iii] Gómez, Geovanny Artículo publicado en la página web: http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no%208/infocontable.htm

[iv] Los estados financieros básicos son cinco. El decreto 2649 de diciembre de 1993, contiene información sobre el marco legal que regula las normas contables y la información que se obtiene para el diseño y presentación de los informes financieros en Colombia y describe los elementos que componen las cuentas reales, para el balance general y las nominales para el estado de resultados.